Три основных приема тайм-менеджмента

 1. Планирование времени и задач. Возьмите себе за правило ежедневно и систематически планировать Ваше рабочее и личное время и задачи, которые предстоит решить. Разумеется, всю жизнь человека невозможно распланировать, даже если этого очень захотеть. Всегда найдется место для незапланированных дел и событий. Абсолютно бесполезно планировать задачи "в голове", они обязательно должны быть зафиксированы. Для этого можно использовать обычный бумажный ежедневник, блокнот или записную книжку... но мы живем в XXI веке, веке информационных технологий! Рекомендуется планировать задачи от больших к меньшим, от долгосрочных к краткосрочным. Каждой задаче обязательно ставьте фиксированные сроки.

 2. Расстановка приоритетов. Используйте закон принудительной эффективности, который говорит о том, что на все времени никогда не хватает, но его всегда достаточно для самого важного. Поэтому важно научиться всегда делать в первую очередь то, что принесет наибольшую выгоду и результат.

Все задачи можно разделить на 4 группы:

·           Срочные и важные задачи. К этой группе относятся критические задачи, требующие немедленного решения. Попытка отложить их на потом неизбежно приведет к серьезным проблемам. Поэтому решать эти задачи следует незамедлительно, если потребуется, в авральном порядке, привлекая для этого все имеющиеся ресурсы.

·           Важные, но не срочные задачи. Решение таких задач можно отложить на некоторое время, однако в долгосрочной перспективе они не менее важны, чем задачи первой группы. Если постоянно откладывать решение несрочных и важных задач, рано или поздно они превратятся в срочные и важные. Для того, чтобы избежать подкравшегося незаметно аврала, начинайте решать несрочные, но важные задачи сразу, как у Вас появляется для этого свободное от решения срочных и важных задач время.

·           Срочные, но не важные задачи не вносят значительный вклад в результат Вашей деятельности, и, как правило, навязываются Вам извне. Значительная загрузка задачами этого типа способно значительно снизить эффективность Вашей деятельности. Такие дела отнимают большую часть Вашего временного резерва. Это как раз те задачи, которые по возможности нужно делегировать другим людям или уменьшать их количество.

·           Несрочные и неважные задачи не имеют никакого значения в принципе и не несут никаких последствий при их невыполнении. Такие дела можно смело вычеркивать из Вашего списка. Учитесь отказывать и говорить «нет» задачам, не входящим в число избранных Вами приоритетов. Будьте тактичны и отказывайте так, чтобы человек понял, что Вы отвергаете не его лично, а задачу.

Следите за тем, на что Вы тратите свое рабочее и свободное время. Отмечайте занятия, которые являются пожирателями Вашего времени (хронофагами), например, обсуждение новостей с коллегами, бесцельное времяпровождение в социальных сетях. Составьте список «Я больше никогда не буду этого делать», и заносите туда все хронофаги.

3. "Слоны" и "лягушки", "мамонты" и "единороги". Вы научились эффективно планировать задачи и расставлять приоритеты, но на пути к эффективному управлению Вашим временем стоит еще одно серьезное препятствие, и имя ему - прокрастинация. Жутко звучит, не так ли? Говоря по-русски, прокрастинация - это синдром откладывания важных дел на "потом" - до завтра, до понедельника, до после каникул... Знакомая проблема, не так ли? Но почему решение некоторых задач так хочется отложить?

Можно выделить два типа таких задач:

1. "Слоны" - огромные, сложные, "неподъемные" задачи, за решение которых просто страшно браться. Например: написание реферата или подготовка зачету или к экзамену. Но эти задачи все равно надо когда-то как-то решать! Единственный способ "съесть слона" - это разрезать его на кусочки! Соответственно, "неподъемные" задачи при планировании надо делить на более мелкие, выполнение которых не представляет особого труда. И каждый день "съедать" по одному или несколько таких "кусочков", пока вся задача не будет решена!

2. "Лягушки" - задачи, как правило, небольшие и несложные, но неприятные для исполнителя, в связи с чем их очень хочется отложить "на потом". Например, подготовить бессмысленный, на Ваш взгляд, доклад, который требует учитель или встретиться с человеком, который лично Вам крайне неприятен. Каждая такая задача подобна лягушке, которую нужно просто взять и проглотить, как бы это не было неприятно. При решении таких задач нужно действовать без лишних раздумий и промедлений – просто пересилить себя, взять и сделать. Возьмите себе за правило: каждое утро проглотить хотя бы одну "лягушку"! Это даст Вам заряд бодрости на целый день.

Среди задач можно выделить еще «мамонтов» и «единорогов».

• «Мамонты» - это большие дела, которые долгое время откладывались и совсем потеряли свою актуальность. Такие дела лучше вычеркнуть из списка и не тратить на них свою энергию.
• «Единороги» - это дела-мечты, за претворение в жизнь которых мы никак не можем приступить. Если мы хотим, чтобы такое дело реализовалось, необходимо превратить его в «слона» и «кушать по кусочкам». Если мы не поспешим это сделать, то такой «единорог» в конечном результате может превратиться в «мамонта».